EDI هو التبادل الإلكتروني للبيانات، ونقصد به التبادل الآلي من الكمبيوتر
إلى الكمبيوتر لوثائق الأعمال الإلكترونية بين شركات الأعمال عبر اتصال آمن وموحد.
و هذه التقنية
تساعد الشركاء التجاريين والمؤسسات على المزيد من الإنجاز التجاري، وتسهم في تسريع
الجداول الزمنية للخدمات اللوجستية، والقضاء على الأخطاء اليدوية عن طريق أتمتة
الاتصالات بين الشركات.
كما قدمت هذه
الخدمة المساعدة للعديد من المؤسسات التي تنتج السلع وتشحنها وتشتريها وتبيعها من
تجار التجزئة والمصنعين إلى شركات الخدمات اللوجستية وشركات الشحن وشركات التأمين
وغيرها.
تعمل تقنية
التبادل الإلكتروني للبيانات وفق خطوات ثلاث وهي:
إعداد
المستندات، ثم ترجمتها إلى تنسيق التبادل الإلكتروني للبيانات، ثم إرسالها إلى
شريك.
ولتوضيح الصورة
نأخذ نموذجًا من العمليات الشائعة في EDI وهو تبادل أوامر الشراء والفواتير، حيث تتم العملية كالآتي:
· إعداد الوثيقة
يقوم المشتري
بإعداد الطلب في نظام الشراء، حيث تتم في هذه الخطوة جمع البيانات وتنظيمها حتى
يتم التعرف عليها في التبادل الإلكتروني، فمثلًا بدلًا من طباعة أمر الشراء يقوم
النظام بإنشاء ملف إلكتروني بالمعلومات الضرورية لإنشاء مستند التبادل الإلكتروني.
· ترجمة وثيقة التبادل الإلكتروني
للبيانات
في هذه الخطوة
يقوم برنامج ترجمة EDI
بتغذية المستند الخاص بالمشتري، بحيث يتم تحويل تنسيق البيانات الداخلية إلى تنسيق
EDI، كما يمكن للمشتري إرسال
بياناته إلى مزود خدمة التبادل الإلكتروني ليقوم الأخير بدوره في عملية الترجمة
بدلًا من المشتري.
· توصيل ونقل مستندات التبادل
الإلكتروني للبيانات
فـبمجرد ترجمة
أمر الشراء إلى تنسيق يناسب برنامج EDI
يصبح جاهز للإرسال إلى المورد.
و هناك العديد
من الأنواع المختلفة من التبادل الإلكتروني للبيانات ومجموعة من الأساليب لتمكين
التبادل الإلكتروني للبيانات كما هو موضح على النحو الآتي :
· التبادل الإلكتروني المباشر ويسمى
احياناُ التبادل الإلكتروني للبيانات من نقطة إلى نقطة
حيث يتم فيه
إنشاء اتصال واحد بين شريكين تجاريين ويتم التواصل مع كل شريك تجاري على حدة.
· EDI
عبر VAN أو مزود خدمات الشبكة EDI
هذا النوع يعتبر
بديلًا لنموذج التبادل الإلكتروني المباشر، وهو مزود خدمات شبكة التبادل
الإلكتروني للبيانات، والذي كان يشار إليه قبل الإنترنت بشبكة القيمة المضافة (VAN).
تفضل العديد من
الشركات نموذج الشبكة هذا لحمايتها من التعقيدات المستمرة لدعم بروتوكولات الاتصال
المختلفة المطلوبة من قبل شركاء الأعمال المختلفين.
· EDI
عبر AS2
AS2 هو بروتوكول اتصالات عبر الإنترنت يتيح نقل البيانات بأمان عبر
الإنترنت ويوفر التبادل الإلكتروني للبيانات عبر AS2 وظائف التبادل الإلكتروني
للبيانات مع انتشار الوصول إلى الإنترنت في كل مكان.
· التبادل الإلكتروني للبيانات عبر FTP / VPN، SFTP، FTPS
هذه بروتوكولات
اتصال شائعة الاستخدام لتبادل مستندات EDI عبر الإنترنت، فـيمكن استخدام أي من هذه للاتصال بشركاء الأعمال
مباشرة (Direct EDI)
أو عبر مزود خدمات شبكة EDI.
· ويب EDI
يقوم Web EDI بإجراء التبادل
الإلكتروني للبيانات باستخدام مستعرض إنترنت قياسي، كما يجعل (Web EDI) عملية تبادل البيانات
سهلة وميسورة للمؤسسات والشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
ولنظام EDI فوائد تقنية على الشركات التجارية مثل:
· معالجة البيانات بشكل سريع
بحيث يتيح
التبادل الإلكتروني للبيانات إنجاز المعاملات ومعالجة البيانات في دقائق بدلًا من
الأيام والأسابيع التي يتم قضاؤها في البريد العادي، فبالتالي زيادة الإنتاجية لدى
الشركات.
· تقليل نسبة التكاليف
يقلل التبادل
الإلكتروني للبيانات من التكاليف التي تأتي من معاملات الورق والطباعة والتخزين.
· زيادة الدقة وتقليل نسبة الأخطاء
بحسب ما اشارة
اليه الاحصائيات فان التبادل الإلكتروني للبيانات قللت معاملات الخطأ بنسبة
40-%30%.
· منح الشركات فوائد استراتيجية كثيرة
يوفر التبادل
الإلكتروني للبيانات تتبع حالة المعاملات أُثناء تنفيذها، مما يتيح اتخاذ قرارات
أسرع واستجابة أفضل لمتطلبات العملاء والسوق.
· فوائد بيئية
عملية التبادل
الإلكتروني للبيانات تعزز من الاستدامة البيئية، وكما قللت من انبعاثات ثاني أكسيد
الكربون من خلال استبدال العمليات الورقية بالبدائل الإلكترونية.
اما سلبيات
تبادل البيانات الإلكتروني EDI مثل:
· صعوبة التعلم والاستخدام والتنفيذ.
لانه يتطلب بين
الفينة والأخرى صيانة الروابط مع الأنظمة الأخرى.
· كثرة المعايير المتعلقة بتطوير
تنسيقات المستندات.
بحيث يحد من
شركائك التجاريين؛ بحيث تميل بعض الشركات الكبيرة إلى التوقف عن التعامل مع
الشركات التي لا تلتزم ببرنامج التبادل الإلكتروني للبيانات.
كيف يتم إعداد EDI؟
تتطلب عملية
إعداد هذه التقنية بعض الخطوات اللازم اتباعها من قبل المرسل والمستقبل كالآتي:
يتم جمع
المعلومات اللازمة لإنتاج مستند عمل مثل: أمر شراء، فاتورة، في ملف إلكتروني.
الخطوات التي
يجب على المرسل اتخاذها:
· إعداد الوثيقة
· الترجمة الصادرة
يتم تحويل الملف
الإلكتروني بواسطة برنامج الترجمة الخاص بالمرسل إلى التنسيق القياسي.
· الاتصالات الصادرة
يتصل كمبيوتر
المرسل بشبكة افتراضية (VAN)،
عند الاستلام الناجح تقوم VAN بمعالجة وتوجيه المعاملة إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص
بالمستقبل.
الخطوات التي يجب
أن يتخذها المستقبل:
· الاتصالات الواردة
يتصل كمبيوتر
المستقبل بشبكة VAN
ويستقبل أي ملفات تنتظر في صندوق "in" الإلكتروني الخاص به.
· الترجمة الواردة
يقوم برنامج
الترجمة الخاص بجهاز الاستقبال "بتعيين" أو ترجمة الملف الإلكتروني من
تنسيق الرسائل القياسي إلى تنسيق يمكن للنظام الداخلي لجهاز الاستقبال فهمه.
· معالجة الملف
يتولى نظام معالجة المستندات الداخلي للمستلم المسؤولية ويتم التعامل مع المستند المستلم حديثًا وفقًا للإجراءات الداخلية.
تعليقات
إرسال تعليق