تعرف البيانات بانها مجموعة من الحروف أو الكلمات
أو الأرقام أو الرموز أو الصور المتعلّقة بموضوع معين، مثل: بيانات الموظفين (الأسماء
- الأرقام الوظيفية - المهن - الصور) بدون ترتيب، وينتج عن هذه البيانات بعد
المعالجة ما يطلق عليه مصطلح معلومات، لتحويل البيانات إلى معلومات يتطلب ذلك
معالجة البيانات عن طريق الحصول عليها وتسجيلها ثم مراجعتها والتأكد من مطابقتها
مع المصادر ثم تصنيفها إلى مجموعات أو فئات وفقًا لمعيار معين، وهناك العديد من
المعايير التي يمكن استخدامها مثل: تصنيف المستهلكين بحسب منطقة جغرافية أو
إقليمية معينة.
و يجري التصنيف عادة على أساس نظام ترميز “Coding system” قد يكون رقميًّا أو حرفيًّا أو باستخدام النوعين معًا بحسب نوعية
البيانات ثم يتم ترتيب البيانات بطريقة معينة، وتحدد الكيفية التي تستخدم بها تلك
البيانات، ثم يتم دمج مجموعة من عناصر البيانات وجمعها؛ لكي تتوافق مع احتياجات
مستخدميها ثم يتم استخدام العمليات الحسابية والمنطقية لتقديم بيانات جديدة ومفيدة
للمستخدم وبعد ذلك يتم حفظ البيانات إلى وقت الحاجة إليها.
كمثال: ما يلتقطه قمر صناعي من صور هي بيانات
يرسلها إلى الأرض على هيئة إشارات، فتقوم اجهزة الحاسبات على الأرض بتجميع هذه
البيانات وتنشئ بعد معالجتها صورة او عدة صور.
أيضًا يمكن أن يكون المصدر الأساسي للبيانات هو
الإنسان الذي يقوم بتجميع البيانات من خلال المشاهدة والملاحظة و التجربة على
الواقع المحيط به سواء الاجتماعي أو الطبيعي أو الإقتصادي ويتم تمثيل تلك البيانات
في رسوم بيانية، مثل تغير عدد السكان خلال العشرين سنة الماضية.
أما في المجال الإداري فيمكن أن يكون مصدر
البيانات داخلي أو خارجي، فمصدر البيانات الداخلي هو البيانات المتجمعة من
الإدارات المختلفة والأقسام مثل: الفواتير وأوامر الشراء والشيكات الواردة
والصادرة وأرقام المبيعات وغيرها، تدون على شكل تقديم الحسابات أو تقارير، بينما
يقصد بالبيانات التي تأتي من مصادر خارجية هي تلك البيانات التي تأتي من الزبائن
والموردين ومن مختلف المنظمات ذات العلاقة مع المؤسسة، و تقديرات مصلحة الضرائب
وغيرها، مثل ماذكر في مقالة تسيل البيانات .
و تؤثر الوسيلة المستخدمة في حفظ البيانات على
طريقة استرجاعها وكفاءة الاسترجاع، لتقديمها بشكل يمكن أن يفهمه ويستخدمه من
يطلبها وقد يتم تقديمها على شكل تقرير مكتوب أو على شكل رسومات بيانية أو هندسية
أو يتم عرضها على شاشة الحاسب مباشرة.
تعليقات
إرسال تعليق